I luoghi di lavoro, gli uffici in cui operiamo, sono drasticamente cambiati negli ultimi trent'anni. Molto di questo cambiamento è stato guidato dalla necessità di facilitare la comunicazione tra gli operatori, migliorarne la collaborazione e abbattere le barriere (anche fisiche) che hanno paralizzato molte organizzazioni. Le postazioni di lavoro in "Open Space", rispetto agli uffici singoli degli anni '60, hanno certamente aiutato le imprese e le persone a realizzare questi obiettivi. Tuttavia, sembra che ora si sia arrivati a un punto di svolta con preoccupazioni e domande emergenti da questi stessi ambienti di lavoro.
Il 13 gennaio scorso, un articolo del New York Times “The Rise of the New Groupthink” ha sfidato la tendenza attuale sul luogo di lavoro in "spazio aperto" indicando i danni alla concentrazione e focalizzazione sul posto di lavoro a causa di questa tipologia di soluzioni. Sulla stessa linea, The Atlantic’s “Collaborative Workspaces: Not All They're Cracked Up To Be” parla di singoli stili di lavoro e della la necessità di spazi in grado di soddisfare le esigenze della "personalità" di ogni singolo lavoratore a vantaggio dell'efficienza e della competitività.
Questi articoli e il relativo dibattito da essi scaturito, hanno spinto Gensler (uno dei più importanti studi di progettazione del mondo) a scegliere di valutare questo problema attraverso una serie di fondamentali domande: il passaggio da spazio individuale a open space ha travalicato i suoi supposti benefici? Siamo riusciti a migliorare la collaborazione ma a scapito della concentrazione? Abbiamo sottovalutato l'importanza della concentrazione come vantaggio competitivo di un'organizzazione?

 La ricerca rafforza il pensiero che un cambiamento è già in atto.

Nel corso degli ultimi cinque anni, Gensler ha analizzato più di 70.000 persone provenienti da 130 aziende tra le più importanti al mondo per capire i loro modelli e i loro ambienti di lavoro. Analisi che partiva da un assunto di base. La produzione del valore in ufficio è strutturata su quattro componenti fondamentali: la focalizzazione, la collaborazione, l'apprendimento e la socializzazione. Il team di ricerca ha cercato di capire la connessione tra design del posto di lavoro e l'efficacia del lavoro in queste quattro modalità.
Dai risultati della ricerca, ci si aspettava di avere conferma che la "collaborazione" (intesa come "lavoro di gruppo") è stato un segno distintivo importante nel lavoro moderno. Ci si aspettava di trovare le prove del ruolo chiave che gioca la socializzazione nei luoghi di lavoro e la sua connessione alla costruzione di relazioni e condivisione delle conoscenze. Di dimostrare che l'"apprendimento condiviso" è una parte vitale del lavoro di oggi.
In effetti, si sono trovati certamente dati statistici a sostegno di queste tendenze. Quello che non ci si aspettava di trovare, sono le prove che l'efficacia della collaborazione, apprendimento e socializzazione soffrono drammaticamente quando la capacità di focalizzazione (concentrazione) diminuisce.
Ad un'analisi più approfondita dei dati, si è visto che le quattro modalità di lavoro non sono variabili indipendenti nel lavoro "conoscitivo". Sono invece altamente interconnesse ed evidenziano l"attenzione" quale componente principale.
Le implicazioni e le derive per la corretta progettazione degli ambienti di lavoro d'ufficio sono quindi profonde.
Sembra infatti ora chiaro che opportune soluzioni ergonomiche atte a favorire la "focalizzazione" sono il fondamento di un ambiente di lavoro efficace. A tal proposto Gensler sostiene si sia alle soglie di una nuova era nel design del posto di lavoro e al centro di questa nuova Era vi è posto (udite udite!) l'individuo.

Ciò significa che tutti hanno bisogno di un ufficio privato per ottimizzare la capacità di focalizzazione?

Probabilmente no. Nuove ricerche confermano che le persone si concentrano in modi diversi. L'ambiente di lavoro ottimale per gli individui varia in base a molti fattori tra cui la personalità: le persone estroverse possono operare bene in un ambiente aperto e, per converso, una persona introversa può operare meglio in uno spazio più "privato" e personalizzato.La sfida per gli ergonomi e i designer del lavoro d'ufficio è quindi quella di "come" affrontare lo spettro delle esigenze di lavoro individuali, con soluzioni scalabili ed efficienti che le organizzazioni siano in grado di gestire operativamente ed economicamente.
Alcuni esempi di queste soluzioni, appaiono già in uso in alcune delle aziende tecnologicamente più all'avanguardia, dove si offrono ai collaboratori livelli senza precedenti di libertà per modificare gli spazi di lavoro seguendo i loro desideri.

La prossima tendenza potrebbe quindi essere ben lontana dall'attuale: "one-size-fits-all solutions"?

La concentrazione, (l'esigenza attentiva), richiede un insieme più individualizzato di opzioni rispetto agli standard attuali di mercato. Per migliorare sia la collaborazione che la concentrazione occorre "inventare" un luogo di lavoro che fornisca uno spettro di scelte individuali per le aree di lavoro principali, sostenuti da luoghi per collaborare, socializzare ed apprendere. Questo nuovo ibrido potrebbe sbloccare valore non sfruttato attraverso un equilibrio più equo (o meglio: sostenibile) tra concentrazione e collaborazione sul posto di lavoro e un nuovo livello di successo per le organizzazioni.

 Concetti che precorrono i tempi o naturale evoluzione di un pensiero che rimette l'uomo (finalmente!) al centro del suo universo lavorativo?

Non si può che condividere appieno il risultato della ricerca di Gensler e il "sentire comune" che traspare dagli articoli dei quotidiani citati. Che fosse ora di operare una svolta verso criteri di maggiore attenzione alla "persona" rispetto al "ruolo", io stesso lo sostengo da anni. Già nel 2011 scrivevo (andando ben oltre i temi poc'anzi trattati) in merito al controverso tema del cosiddetto " lavoro di gruppo":

 "IL LAVORO DI GRUPPO

Quasi tutte le aziende enfatizzano il lavoro di gruppo come modello operativo vincente sul mercato: esistono innumerevoli pubblicazioni, esercitazioni, corsi su come creare e gestire un gruppo di lavoro, sulla psicologia e le dinamiche del gruppo, ecc., ma la realtà è purtroppo ben diversa, in questo caso, dalla teoria. Nella maggior parte dei casi, in azienda si lavora da soli, facendo leva sulle abilità e competenze del singolo, mentre si confonde erroneamente il lavoro di gruppo, con l’appartenenza a un reparto, una divisione, un dipartimento. Inoltre, lavorare individualmente non significa non far parte di una squadra, intesa come un team di persone, normalmente guidate da un leader, focalizzate e motivate a raggiungere un obiettivo condiviso. Aziendalmente parlando, il lavoro di gruppo si esprime concretamente con la partecipazione alle riunioni o i brainstorming dipartimentali o, per la discussione delle linee d'azione sostenute e proposte dal top management. Altra cosa sono i gruppi di lavoro temporanei, formati da persone appartenenti a enti diversi, o con professionalità diverse, che si riuniscono e operano assieme trasversalmente, ma in maniera coordinata per affrontare e risolvere un problema che non sarebbe risolvibile singolarmente dai singoli componenti o dalle loro funzioni aziendali di appartenenza. Per soddisfare pertanto entrambe le necessità, individuali e collettive, occorrono spazi operativi dedicati, di varia specialità, debitamente strutturati e separati tra loro. Quello che ci preme sottolineare chiaramente, quindi, è che: il lavoro di gruppo è un tema organizzativo da non confondere con lo spazio collettivo: cosa che purtroppo avviene frequentemente. Incaute (o inconsapevoli sulle conseguenze) decisioni assunte in merito al contenimento dei costi sulle opzioni di arredo, vengono sovente spacciate per esigenze di carattere organizzativo e occultate appunto dal vessillo del lavoro di gruppo. Decisioni che quasi sempre vanno a orientarsi verso le classiche soluzioni a cluster (quattro posti di lavoro contrapposti frontalmente che condividono i due lati della scrivania, a volte separate da schermi leggeri da scrivania dalla sagoma più o meno ondeggiante).  Tutto questo a scapito delle prestazioni e della qualità lavorativa che, come si evince da questo libro, possono scendere al di sotto del 30-40%, con una qualità lavorativa (output produttivo) certamente molto bassa e con ricadute sulla salute dei lavoratori misurabili nel tempo.
Quindi: il potenziale risparmio su un investimento non effettuato oggi (magari analizzando bene l’ambiente e seguendo le regole che qui stiamo tracciando), si traduce in un nocumento di vaste proporzioni per tutta l’impresa, le cui ricadute future sono purtroppo facili da immaginare." 1

Buon Lavoro e buona riflessione (guardatevi attorno) sul vostro ambiente di lavoro!

Roberto Fiorini

1 Fiorini Roberto, Esistenza Spazio e Ufficio, Guida alla progettazione esistenziale degli spazi di lavoro, Ravenna, 2011. Ed. LWS Lean Workspace. pp.234 235